26 / 04 / 2023

Miscommunicatie; voorbeelden en gevolgen

Communicatie is het overbrengen van informatie, een boodschap. Maar tijdens het overbrengen kan er ruis ontstaan waardoor er miscommunicatie ontstaat. Slechte communicatie is één van de grootste frustraties in het werk en is de nummer één oorzaak van slechte samenwerking. Enkele voorbeelden van mislukte communicatie zijn: onduidelijke en/ of verwarrende instructies, slechte klantenservice en misleidende reclames.

Voorbeeld mislukte communicatie op de werkvloer

Een paar weken geleden werden wij, Eastbridge, benaderd door een potentiële klant. Hij klaagde over zwakke Wi-Fi-signalen. Sterker nog, op sommige plekken viel de Wi-Fi helemaal weg. We hebben er allemaal wel eens mee te maken gehad. Daarom spraken we spraken af om op een specifieke dag en tijd bij het bedrijf langs te gaan. De contactpersoon zou intern communiceren dat Eastbridge die dag aan de slag zou gaan met de Wi-Fi en dat er tijdelijk geen verbinding kon zijn.

Een van onze collega’s reed een paar dagen later naar het bedrijf, 1,5 uur verderop, met een nieuwe apparatuur in de auto. Hij heeft de signaalsterkte van de Wi-Fi in het gehele bedrijf gemeten. Indien nodig zouden de oude access points  vervangen worden voor nieuwe.

Eenmaal bij het bedrijf aangekomen meldde onze collega zich. Vervolgens kreeg hij te horen dat de medewerkers nergens van afwisten. Slechts een klein gedeelte van het bedrijf was ervan op de hoogte.

Wat bleek het geval? Het bericht was te kortdag op het intranet geplaatst. Hierdoor had niet iedereen het bericht gelezen, wat tot miscommunicatie leidde. Sommige medewerkers hadden online vergaderingen en afspraken ingepland. Het nieuws van onze collega over een verbinding die voor een bepaalde tijd weg zou zijn, zat niemand op te wachten.

Het gevolg? De afspraak moest worden verzet. Het probleem is niet opgelost en onze medewerker kon zonder werk uitgevoerd te hebben terug naar Eastbridge.

Voorkomen van miscommunicatie

Miscommunicatie kan vaak worden voorkomen door je bewust te zijn van mogelijke oorzaken. Ons advies is om proactief stappen te ondernemen om ze aan te pakken. Hieronder volgen enkele tips om effectiever te communiceren.

1. Spreek elkaars taal

Iedereen heeft zijn eigen manier van communiceren. Het is belangrijk om je eigen communicatiestijl te kennen en die van een ander proberen te achterhalen. Hoe meer inzicht je hebt in elkaars communicatiestijl, hoe kleiner de kans op miscommunicatie. Stem communicatie af op de behoeften en verwachtingen van de ander.

2. Miscommunicatie: NIVEA

Niet Invullen Voor Een Ander. Wanneer iets onduidelijk is, vraag dan door. Aannames zijn dodelijk. Ga er niet van uit dat iedereen je bericht op het intranet heeft gelezen. Neem de tijd om te achterhalen of de boodschap duidelijk is begrepen en zorg voor heldere communicatie zonder aannames.

3. Wees een goede luisteraar

Goed communiceren begint met goed luisteren. Zorg dat je aandachtig luistert naar wat de ander zegt en probeer het echt te begrijpen. Herhaal wat de ander zegt om te bevestigen dat je de boodschap correct hebt begrepen. Zo voelen beide partijen zich gehoord.

4. Voorkom verkeerde communicatie

Zorg ervoor dat je de boodschap die je wilt overbrengen duidelijk en helder formuleert. Vermijd dubbelzinnigheid of technische begrippen. Gebruik taal en uitdrukkingen die voor hen begrijpelijk zijn. Vraag feedback om te zorgen dat de boodschap goed begrepen wordt.

5. Gebruik verschillende communicatiemiddelen

Mensen zijn te bereiken via verschillende communicatiemiddelen. Je kunt kiezen uit e-mail, telefoon, face-to-face gesprekken of berichten. Kies het juiste communicatiemiddel op basis van de situatie en de voorkeur van de ander. Zorg dat het gekozen communicatiemiddel effectief genoeg is om de boodschap over te brengen en miscommunicatie te minimaliseren.

Door je bewust te zijn van de verschillende aspecten van communicatie, kun je effectiever communiceren en miscommunicatie voorkomen. Open en heldere communicatie is essentieel voor het succes van elk bedrijf.

Communicatie middels hardware

Naast traditionele communicatiemiddelen zoals e-mails, telefoongesprekken en face-to-face interacties, biedt hardware in combinatie met software effectieve oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan communiceren met zowel klanten als medewerkers middels digital signage schermen. Met deze schermen kan je nieuws, statistieken of mededelingen tonen. Je bouwt een band op met je bezoeker. Door je uitingen op schermen aan te laten sluiten bij de rest van de communicatie krijg je een consistent geheel. Het is een visueel aantrekkelijke manier om informatie aan je doelgroep over te brengen.

Bij Eastbridge begrijpen we het belang van communicatie en samenwerken. Daarom is Biliotheek Oost-Achterhoek mede overgestapt op de moderne werkplek. In dit bericht lees je er meer over.

Heb je hulp nodig bij het inzetten van tools voor communicatiedoeleinden?
Ons team staat klaar om je te ondersteunen. Neem contact met ons op!

[activecampaign form=14]